Se você administra um empreendimento, escola ou condomínio deve saber que a portaria é um ponto crítico e sendo a porta de entrada é o contato físico inicial com fornecedores, clientes, alunos ou moradores. Assim, oferecer um serviço de portaria abrangente e amigável é algo que você deve manter como padrão, exigindo o cumprimento de normas e exemplo na postura do porteiro controlador de acesso, seja esse serviço orgânico ou através da terceirização de empresa de portaria.
Controle de acessos, recebimentos, organização, atenção à rotina local e aos riscos presentes ao derredor, são as tarefas de responsabilidade da portaria.
No entanto, muitas vezes é difícil contratar um funcionário ou uma equipe de serviço qualificada para a atividade.
Uma empresa de portaria deve ajudar de maneira especializada cuidando dessas atividades tão impactantes, de maneira que da porta para dentro você se preocupe apenas com o seu core business. Esse é o melhor dos mundos, não é mesmo?
Mas, além da dificuldade da contratação de pessoal qualificado para o serviço de controle de acesso, você tem ideia de que outros problemas uma empresa de portaria pode te ajudar a evitar?
Continue a leitura e saiba porque contratar uma empresa de serviços de portaria pode ser benéfico ao seu negócio.
Você vai encontrar neste artigo:
O que são serviços de portaria?
Os serviços de portaria são atividades que requerem expertise para o controle de entrada e saída e a prevenção na segurança dos empreendimentos.
Além disso, transmitem a melhor imagem de sua empresa, pois é o primeiro contato com seu visitante ou cliente.
O foco de um serviço de portaria é o atendimento personalizado, controle de acesso, monitoramento, segurança, e outras tarefas ligadas à sua demanda.
O profissional responsável por essa atividade é o porteiro controlador de acessos, com um posto em área estratégica para uma observação preventiva e execução otimizada de sua atividade.
Dentre as responsabilidades do porteiro controlador de acesso, as principais são:
- Fazer a identificação e controle do fluxo de usuários internos e externos;
- Fazer um atendimento aos usuários eficaz, direcionando e ajudando em todos os sentidos e sempre de forma educada, clara e rápida;
- Controlar entradas e saídas de veículos;
- Fazer o monitoramento e controle de pessoas em pontos de acesso e perimetrais sob sua responsabilidade;
- Zelar pela ordem e cumprimento das normas locais;
- Estar de prontidão para emergências.
Os 5 principais problemas que podem ser evitados com uma empresa de portaria
Vamos fazer uma análise detalhada dos problemas de uma portaria, mas a melhor parte é que daremos saídas para diminuir muito as chances desses problemas acontecerem. Mas, de quais deficiências trataremos?
- Controle de acessos ineficazes
- Furtos e roubos
- Atos de vandalismo
- Insegurança dos usuários – é evitada pela empresa de portaria
- Ausência de procedimentos em empresas, condomínios e escolas.
Mas se além do que você já vai encontrar aqui ainda quiser saber mais sobre outros problemas que pode ter com um controle de acesso de portaria não deixe de acessar nossas dicas abaixo:
1. Controle de acessos ineficazes
Um dos pontos vulneráveis de uma empresa é o controle de portaria e acessos.
E sabe por que este é um ponto sensível?
Porque ele impacta diretamente na segurança e organização do ambiente.
Para que você tenha uma ideia, a falta de controles e procedimentos em uma portaria acarreta problemas como acessos de pessoas indevidas às dependências, descontrole e extravio de recebíveis, insegurança de funcionários e usuários.
Uma portaria industrial precisa ter um controle rígido do fluxo de entradas e saídas.
Além do controle e direcionamento de visitantes, um ponto de atenção muito importante é o controle de entrada e saída de caminhões com mercadorias e matéria-prima.
Os volumes transportados são de relevância para a operação da empresa, sendo necessário um procedimento específico de controle de acesso executado por um porteiro industrial.
Esta também é uma particularidade em condomínios. O controle de acessos precisa ser eficiente de modo a garantir um serviço que proporcione conforto, organização e segurança.
Uma das maiores demandas da portaria de condomínio está em controlar o fluxo de acessos, essa é uma tarefa de extrema responsabilidade. A entrada de pessoas não autorizadas pode resultar em alguns inconvenientes e até em situações graves de violência.
2. Furtos e Roubos
Como um serviço de portaria impediria a minha empresa de sofrer um furto ou roubo?
A primeira coisa que precisamos entender é que a ausência, insuficiência, má qualidade e despreparo de um serviço de portaria passa a imagem de facilidade de acesso aos maus intencionados.
Uma portaria segura e eficiente além de inibi-los, ainda é o primeiro filtro na segurança local com um trabalho de prevenção e acionamento de forças em caso de suspeitas e sinistros.
A ausência de qualidade e processos em um serviço de portaria e controles de acesso torna a empresa ou condomínio vulneráveis à roubos, furtos e invasões, e os prejuízos podem ser até maiores que o valor do que foi tomado.
Além do prejuízo direto, a capacidade de funcionamento pode ser financeiramente afetada, e no caso de condomínios, a desvalorização do imóvel.
E não podemos deixar de mencionar o prejuízo emocional de pessoas que foram prejudicadas por esse tipo de ocorrência. A facilidade de uma primeira invasão só aumentam as chances de outras invasões e riscos futuros.
3. Atos de vandalismo
Diferente do furto ou roubo, atos de vandalismo tem como único objetivo a destruição, e este é um problema constante para todos os segmentos e eu diria que principalmente em condomínios.
De paredes pichadas a depredações, o vandalismo causa altos prejuízos financeiros e na imagem de empresas, escolas e condomínios com sua estrutura física suja e deteriorada por tal situação.
E embora saibamos que esse é problema muito mais complexo, a melhor forma de coibir esse tipo de ação é com um trabalho de prevenção e monitoramento que pode ser melhor desempenhado por empresas de portaria e segurança reconhecidas no mercado.
Veja que em conjunto com ações dos serviços de segurança os serviços de portaria protegem a integridade do patrimônio.
4. Insegurança dos usuários é evitada pela empresa de portaria
Seja em uma empresa, escola ou em um condomínio, o monitoramento perimetral e a presença de uma portaria capacitada proporcionam sinergia e mais segurança aos usuários em chegadas ou partidas do local.
São inúmeros os casos de assaltos registrados de pessoas saindo de empresas, chegando em seu condomínio, além da insegurança na porta de escolas.
Veja que através de ações de segurança nas proximidades muitos delitos poderiam ter sido evitados de forma eficaz com uma empresa de portaria reconhecida pela sua capacitação e experiência.
Tal como sequestros que foram ou poderiam ter sido solucionados com imagens disponibilizadas pelo monitoramento externo.
É claro que não podemos pensar que um serviço de portaria e monitoramento proporcionará 100% da segurança necessária, pois isso depende de várias outras ações e expertise.
Contudo, um dos primeiros passos da prevenção é a observação e ações rápidas.
E isso é algo que uma empresa especializada de portaria e segurança poderá prover.
Além disso, a sensação de chegar e ter alguém nos recebendo na portaria nos dá mais tranquilidade e conforto.
5. Ausência de procedimentos em serviços de portaria
E por último, vamos falar sobre a importância de procedimentos, pois sem eles a solução de todos os problemas que falamos até aqui estará seriamente comprometida.
Os serviços de portaria são atividades operacionais que precisam ter rigor em seus procedimentos para que funcionem e não impactem nas demais operações da empresa.
Para isso, há de se analisar cada segmento e suas respectivas necessidades. É a partir dessa base que é possível estruturar procedimentos.
O que exigir dos procedimentos das empresas de portaria e segurança
- Os resultados de desempenho dos serviços executados, toda empresa de portaria deve tê-los comprovadamente documentados mensalmente para você;
- A presença de gestores quando necessário, além da supervisão constante dos serviços;
- Avaliação mensal e presencial dos serviços feita em conjunto entre você e a empresa de portaria;
- Medir os resultados é essencial para a excelência da qualidade dos serviços e processos.
Uma dica que damos aqui é você baixar o Kit de planilhas de controle de acesso que o Grupo Iron desenvolveu para seus clientes, lembrando que sistemas de controle de acesso, invariavelmente vez por outra apresentam panes.
A implementação do serviço de portaria em nichos como o condominial e escolar por exemplo, além de evitar problemas, proporciona benefícios, desde que tenham procedimentos bem estruturados e cumpridos.
O foco dos procedimentos de uma portaria escolar
- Organizar o fluxo de alunos com mais agilidade nos horários de entrada e saída.
- Controlar o acesso de pessoas não autorizadas, visto esse ser um ambiente ainda mais restrito por razões obvias.
- Promover uma atmosfera mais segura na entrada e entornos da escola.
Os horários de entrada e saída de uma escola são sempre os mais agitados, é necessário o estabelecimento de regras, e um dos papeis do porteiro escolar é garantir esse cumprimento.
O controle de acessos em uma escola é um ponto delicado, por se tratar de um ambiente com uma restrição maior. Geralmente existem regras rigorosas sobre pessoas autorizadas a sair com crianças da escola.
Existe também a questão de uma maior segurança no atendimento para os pais com a recepção de um porteiro escolar na entrada da escola.
Qual a importância de procedimentos em condomínios
- Controle de acessos internos e de visitantes;
- Manutenção da ordem local;
- Recebimento e distribuição.
Esses são os pontos de maior sensibilidade de um condomínio, e para assegurar a sua efetividade é preciso um padrão na execução de atividades como por exemplo os procedimentos ao fazer um recebimento, ou ao permitir acesso à um visitante.
Dentre algumas variáveis, a segurança e o rigor são sempre primordiais e necessários, temos aqui 4 ótimas razões para contratar um vigilante.
O porteiro ou controlador de acesso do condomínio, escola ou empresa é os olhos do ambiente, ele precisa estar atento e executar suas tarefas com confiança, firmeza e postura. Disso depende o bom funcionamento de um local.
Por que contratar uma empresa de portaria?
Muitos são os problemas que uma empresa de portaria pode te ajudar a evitar.
Além dos operacionais citados, problemas na aquisição e gestão de pessoal especializado, assim como altos custos com seguros prediais devido a insegurança local, podem ser evitados.
É ainda importante salientar ao leitor como uma empresa de portaria pode ser uma ferramenta de apoio para sanar e evitar problemas como os mencionados aqui.
A otimização e o rigor nos processos de portaria podem além de corrigir problemas, trazer muitos benefícios, desde que feita com critério e por empresas que tenham sua qualidade comprovada.
É indispensável buscar um parceiro de confiança. Procure referências financeiras e comerciais, certidões negativas, situação jurídica e certificados de qualidade antes de fechar um contrato.
É preciso buscar uma empresa com capacidade técnica e reconhecimento no mercado, que atenda às necessidades com eficiência, qualidade e transparência.
O Grupo Iron é uma das melhores empresas de segurança, portaria e limpeza em Campinas e região como também é uma das melhores empresas de segurança, portaria e limpeza em Jundiaí no estado de São Paulo.
Conheça nossos índices de comprovação de qualidade e depoimentos de nossos clientes.
E por último, não há por que pagar por 100% do serviço e receber menos que isso, tenha todas responsabilidades muito definidas e estabelecidas em um contrato eficaz para ambas as partes.
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