Contratar uma empresa de soluções em facilities não é nada fácil.
Em indústrias e outras organizações, uma responsabilidade grande recai sobre os ombros de gerentes e analistas que são responsáveis por contratar uma empresa de gestão de facilities com critério e êxito, pois são os mesmos que terão de responder aos seus superiores caso algo saia errado.
O mesmo vale para condomínios: síndicos, conselheiros ou administradoras são responsáveis por escolher a empresa de facilities e quando esta escolha é mal feita, muitos e muitos moradores vão atrás dos mesmos com suas reclamações.
Você já passou por alguma dessas situações acima? É muito desagradável, não é mesmo?
A boa notícia é que a escolha da empresa de soluções em facilities pode ter grandes chances de ser bem-sucedida se alguns critérios forem considerados durante o processo desta contratação, os quais nós apresentaremos a você.
Continue conosco até o final para entender mais sobre o assunto e conseguir dicas valiosas para realizar a contratação de uma gestão de facilities. Boa leitura!
Você vai encontrar neste artigo:
O que é gestão de facilities?
A gestão de facilities, ou gestão de facilidades, corresponde ao gerenciamento de diferentes atividades que são essenciais ao funcionamento e conservação de um espaço, seja este uma indústria, um condomínio, um comércio ou uma escola.
Essa gestão de facilities irá garantir um ambiente mais saudável, seguro e produtivo para os colaboradores da companhia, dentre outros benefícios.
Dessa forma, as facilities geralmente fazem parte do cotidiano da instituição e são equivalentes as atividades-meio, ou seja, atividades que não estão ligadas ao principal produto da organização.
Uma boa maneira de fazer o gerenciamento de facilities é através da terceirização destes serviços.
A terceirização de mão de obra possui diversas vantagens, tais como:
- A viabilização do foco no core business;
- Melhor controle de custos;
- Investimentos mais estratégicos e;
- Poder contar com um time de especialistas na facility em questão.
A empresa de facilities irá fornecer tanto a equipe que operacionalizará o serviço no dia-a-dia, como um serviço de inspeção e a disponibilização de um gestor ou coordenador que fará todo o gerenciamento de facilities para você.
Serviços mais oferecidos pelas empresas de gestão de facilities
As soluções mais usuais que integram a gestão de facilities são:
1) Limpeza e conservação
Os serviços de limpeza na gestão de facilities são fundamentais para a higiene do ambiente de trabalho, e assim, para o conforto e saúde dos colaboradores de uma organização.
A produtividade dos funcionários também aumenta quando se tem um local de trabalho limpo e bem cuidado. Além do mais, o espaço limpo garante uma boa imagem perante os clientes e outros parceiros de negócios das empresas, ou perante moradores e visitantes no caso de condomínios. A importância da relação: aumento de produtividade e locais limpos é fator obrigatório.
2) Recepção e atendimento em portaria
Porteiros ou controladores de acesso e recepcionistas são a linha da frente no primeiro contato da instituição, seja com seus clientes, fornecedores e parceiros; seja com moradores, visitantes e prestadores de serviços.
Vale muito a pena conferir estes nossos materiais:
- 16 dicas reais de como contratar um porteiro, mas será porteiro ou controlador de acesso?!
- Serviços de recepção: entenda porque terceirizar é a melhor solução.
Então, justamente por serem esse primeiro contato é que os procedimentos de controle de acesso são essenciais para o sucesso do empreendimento e da própria gestão de facilities.
Por isso, esses funcionários são treinados para serem cordiais e gentis no atendimento ao público, e recebem informações sobre procedimentos adotados por cada organização, conseguindo passar orientações corretas e esclarecer dúvidas do público quando necessário.
Você pode querer melhorar o seu controle de acesso, este kit gratuito pode ajudar muito!
3) Segurança
O serviço de segurança é um fator que merece muita atenção tanto em corporações como em condomínios residenciais. Ele é essencial para proteção do patrimônio e também da integridade física das pessoas que frequentam um empreendimento.
Uma boa gestão de facilities em segurança patrimonial será a solução mais viável e indicada, veja o por quê:
A portaria 3.233 – Departamento da Polícia Federal, publicada em 10 de dezembro de 2012, determina que o vigilante é o profissional capacitado em curso de formação e responsável pela execução das atividades de segurança privada, tanto armada como desarmada.
E mais, a complexidade deste serviço requer um gerenciamento de facilities com muita expertise e responsabilidade.
4) Jardinagem
O serviço de jardinagem inclui o cultivo e poda de plantas, cercas vivas, gramados e flores, dentre outras atividades. Esse serviço visa à manutenção do paisagismo do local, possuindo um impacto direto em sua aparência e é importante para gerar bem-estar e até mesmo novos negócios.
Sem dúvida a gestão de facilities facilitará o tomador deste serviço na execução e gerenciamento! Confirme com as 8 Dicas no serviço de jardinagem: da poda de mato alto ao vaso ornamental.
Como escolher uma empresa de gestão de facilities?
É importante você atentar a alguns critérios na hora de contratar uma empresa de soluções em facilities.
Detalhamos aqui alguns cuidados para você contratante evitar riscos e problemas na execução das atividades do dia-a-dia. Continue lendo até o final e confira nossas dicas sobre gestão de facilities.
1) Agendar uma reunião com todas as empresas de gestão de facilities com as quais pretende cotar
Sabemos que com a rotina atribulada de hoje agendar reuniões pode ser difícil, mas este é um fator essencial para ter sucesso na escolha da empresa de gerenciamento de facilities.
Nessa reunião, a empresa de facilities irá fazer uma apresentação que inclui aspectos legais, operacionais, sua forma de trabalhar, dentre outros. E é assim que você conseguirá comparar uma empresa com a outra e tirar dúvidas.
Lembre-se de não hesitar em voltar a entrar em contato com a empresa que foi a primeira a se apresentar caso nas reuniões subsequentes surgirem novas perguntas que não foram feitas anteriormente.
Assim, o objetivo disso é colher o máximo de informações, discutir todas as questões e obter mais dados sobre aspectos que a prestadora de serviços anterior não conseguiu fornecer e dar um bom atendimento.
Afinal, ao invés de você perder tempo, você economizará tempo, pois suas chances de contratar uma empresa que atenda todas suas necessidades e expectativas é bem maior do que só olhando uma proposta comercial enviada por e-mail.
2) Analise a reputação da empresa de facilities
Isso inclui pedir para que seja levado na reunião junto com o material de apresentação, um documento com algumas referências de clientes das empresas e seus contatos.
Muitas empresas optam por passar apenas o logo dos clientes, e isso para quem é o comprador não é uma boa alternativa.
Peça a razão social do cliente, desde que ano a empresa de soluções em facilities em questão trabalha no local e os contatos do responsável pela administração do contrato.
Desta forma, sempre é possível conversar sobre aspectos operacionais e táticos e verificar a real satisfação dos clientes naquela gestão de facilities.
Além disso, faz parte da reputação da empresa o seu tempo de experiência de mercado e com o mesmo CNPJ, uma vez que isso confere maior confiança na hora de contratá-la, minimizando riscos.
E por fim, faça uma pesquisa nos sites e blogs das empresas: eles são uma fonte adicional para coleta de informações na gestão de facilities .
3) Detalhe suas necessidades e expectativas o máximo possível
Ao fazer esse aprofundamento, garante-se que a empresa de gestão de facilities estará ciente das atividades, do escopo que ela deve entregar e do padrão de qualidade desejado.
Ademais, a proposta comercial poderá abordar todos os itens para atender as demandas da contratante, evitando surpresas desagradáveis no gerenciamento de facilities após o fechamento do contrato.
Deixe claro para todas as empresas cotadas quais itens você deseja que conste na proposta comercial, inclusive para você poder comparar os orçamentos de forma justa.
Caso seu empreendimento seja novo, não se preocupe: a empresa de gerenciamento de facilities deve contar com um time de especialistas que possa montar um projeto com o escopo adequado para o seu negócio.
4) Analise as propostas comerciais, os valores mensais da prestação de serviços e posteriormente a minuta do contrato
Aqui requer-se muito cuidado com a leitura. Isso porque a proposta comercial não deixa de ser um documento: se tudo que a empresa de gestão de facilities prometeu estiver ali, se tudo que você colocou como importante para você estiver ali, já é uma boa parte do caminho andado.
O preço do serviço é importante na hora da contratação, mas não deve ser o único fator a ser considerado, pense na importância de receber um ótimo gerenciamento de facilities.
O valor de uma empresa que visa à qualidade dos serviços incluirá:
- Mais ferramentas de gestão de facilities;
- Maior número de visitas da supervisão ao cliente e de treinamentos in loco;
- Normas de procedimentos customizadas e “fazer cumprir”;
- Maior agilidade e atenção no atendimento;
- Equipamentos de Proteção Individual adequados aos funcionários e;
- Cumprimento das obrigações trabalhistas.
Geralmente elimina-se o menor preço se este estiver muito destoante dos valores das demais propostas, pois o risco da contratação é muito alto. Saiba o por quê:
- Risco desta empresa não recolher impostos e tributos devidamente;
- A empresa pode não se preocupar com direitos trabalhistas dos colaboradores;
- Ou até mesmo deixar funcionários fora da folha de pagamento para não pagar tantos encargos.
Contrate uma empresa de facilities para manter uma parceria de longo prazo, e não para gerar problemas graves no futuro, ou seja: contrate pela qualidade da solução oferecida, pela relação custo benefício.
Para garantir que você está pagando um preço justo e que todos os encargos e tributos estejam inclusos na proposta, solicite uma planilha de custo aberta para todas as empresas.
Acima de tudo é muito importante que essa planilha seja customizada: tarifas de ônibus, impostos, equipamentos, variam de uma cidade e de uma contratante para a outra, e o cliente deve ter o preço justo para contrato dele.
Após você realizar sua escolha da empresa de gerenciamento de facilities, esta lhe passará uma minuta de contrato.
É importante lembrar que, as cláusulas podem ser negociadas, de modo a chegar-se a uma versão benéfica tanto para a contratante como para a contratada, iniciando a construção de uma parceria.
5) Exija certificações e certidões que comprovem a idoneidade financeira das empresas de facilities
Certidões e documentos legais devem ser apresentados pela empresa de gestão de facilities para garantir sua idoneidade e a tranquilidade do contratante.
Lembre que, essas certidões devem ser negativas ou positivas com efeito de negativa, sendo importante perguntar neste último caso mais detalhes para a prestadora de serviço.
Nunca contrate uma empresa de soluções em gestão de facilities com certidões positivas, pois é um indicativo de que sua saúde financeira está indo mal e obrigatoriamente ela deve ser excluída da concorrência.
No tangente às certificações, elas são uma qualidade a mais para a empresa, mostrando a seriedade de seu trabalho no gerenciamento de facilities.
Concluindo e deixando tudo muito mais fácil para você!
Elaboramos uma planilha simples e inteligente contendo não só um checklist de tudo o que falamos aqui, mas otimizada para você monitorar todo o seu processo de contratação de terceiros, gráficos muito funcionais e dicas que definitivamente irão ajudar muito.
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Contratar uma empresa de soluções em gestão de facilities é uma grande responsabilidade para quem o faz, todavia com as dicas deste artigo é possível conseguir uma contratação duradoura e bem-sucedida.
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Gosto do blog da iron pq fala com profundidade nos assuntos.
Conheço bem o problema de contratar terceiro sem checar documentação e sem ter ido conhecer as instalações da empresa.
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É muito importante ao Contratar uma Empresa de facilities, verificar as certidões, e documentos legais, que atestem a idoniedade da mesma, bem como verificar o tempo de existência da Emprêsa , e as referências, dos clientes onde ela presta serviço.
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